出纳对遗失原始凭证的处理

 ATM转账凭条     |      2020-03-18
(一)填制原始凭证
企业的原始凭证分为自制原始凭证和外来原始凭证。自制原始凭证一般在业务发生时由业务负责人员填制,但有些也需要出纳人员填制,如现金送款单、进账单、支票、支票存根、收款收据、出纳报告单等自制原始凭证就是由出纳人员填制;对于外来原始凭征,主要是认证其真实性及其是否具有法律效力,就可以入账使用。主要注意以下几点:
(1)从外单位取得的原始凭证,首先辨认是否属于具有法律效力,是否有税务局、财政局监制章,监制章是否符合要求,另外注意是否有出具原始凭证单位的发票专用章,财务章或公章;有无固定的特殊的公认标志,如车船票、飞机票等。自制原始凭证不一定加盖公章,但一定要有完整的手续,符合财务报销要求。
(2)对外开出的原始凭证,须加盖本单位公章,对开出的一式几联的原始凭证,必须用双面复写纸复写,并连续编号,要求加盖财务章或人名章的原始凭证要盖齐,如汇款单位汇款凭证等。
(3)购买实物的原始凭证,需持有实物验收单;支付款项的原始证明,需有收款单位的正式收款证明,不能用白条入账。
(4)职工因公出差,需填写正式借款单,作为记账依据,且在出差回来报账时,不再退还给借款人,由借款人重新填制差旅费报鞘单,用以销账,若出现多借款项退回,由收款出纳员另开收据作为入账证明。
(5)对重要的空白原始凭证,应指定专门人员保管,领用时,办理领用手续,注明用途、领用单位、领取人、领取凭证的起止日期,用完后,要用存根销号。
(6)对于发生频率高、性质、内容相同,只是金额不同的原始凭证,可以编制原始凭证汇总表,如报销的出租车票、报销的药费、向个人开出的销货发票等。原始凭证汇总表应具备以下内容:汇总原始凭证编号、填制日期、经济业务内容、数量、单价、税金、制证人、审核人、收款人、所附原始凭证张-数等。汇总表如同流水账账单,按经济业务发生的先后顺序登记,最后进行加计,这些原始凭证如果不多,可以附在汇总表后面,如果数量太多,应单独编号装订,妥善保管。
(二)原始凭证复核
在企业里,出纳人员根据原始凭证执行报销手续,登记现金日记账和银行存款日记账时,应对执行手续的原始凭证进行复核,这就要求出纳人员在复核时执行制度、坚持原则,对内容不真实,不完整、手续不齐全、书写不清楚、计算有差错的原始凭证按处理原始凭证的要求和程序进行处理。若会计人员既不制止、纠正,也不向单位领导提出书面意见的,要承担法律责任;对严重违法、损害国家和社会公众利益的收支应向主管单位或财政、税务、审计机关报告,接到报告的机关应及时处理。出纳人员在复核原始凭证时,需注意以下几个问题:
(1)真实性复核。原始凭证上注明的业务内容是经济业务的本来面目,不得掩盖、歪曲和篡改原始情况,这就要求经济双方当事人和单位、时间、地点、内容、数量、金额都是真实的,除业务人员在原始凭证上签章之外,还要由了解该项业务的主管人员签章,由会计主管审核,才能作为据以入账的原始凭证。
(2)完整性复核。根据原始凭证所必须具备的要素,检查原始凭证是否已填写完整,对于有些业务,需要有旁证才可作为报账依据,对于需要旁证的原始凭证,若原始凭证不齐,则视为手续不齐全,如购货发票要附有购货名称、规格、数量明细、销货单位的出库证明单或本单位入库单,不需入库的物品,发票上应有使用证明人的签名。
(3)合法性复核。是指符合会计制度和企业财务管理要求的原始凭证。复核时要注意:①假发票、假支票,往往表现在时间不吻合,如某人出差,回来报销发票,与之出差时间不吻合,说明是假发票;另外其他假发票也很多,如开具方非销货方或发票本身就是假发票等。出纳人员应具备一些辨别假发票的基本能力,才能不会出现问题。②还要注意那些虽然原始发票是真的,但按企业财务制度规定不属于报销范围。如私人购置自用物品、个人消费物品等。如果企业报销制度中允许报销私人消费品,但在会计处理时要注意这种情况视同于向个人支付劳务报酬,要代扣和代缴个人所得税,所以出纳人员一定要了解制度,掌握报销范围。③另外还要注意有些费用虽能报销,但制度对报销的比例或金额有规定限制的,如大部分单位规定,对职工子女医药费报销应由父母双方单位分别负担,此时就要按比例执行报销手续。另外在许多单位规定了不同的差旅费报销标准,如乘坐何种交通工具,每日补助标准等,职工报销差旅费时就要按标准执行。
(三)对遗失原始凭证的处理
如果当事人或原始凭证保管人员由于不慎,将原始凭证遗失,应当取得原开具单位盖有公章的证明,并注明原来凭证的号码、金额和内容等,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导批准后,才能代替遗失的原始凭证。如果确实无法取得证明的,如火车、轮船、飞机票等凭证,则应由当事人写出详细情况,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导批准后,代作原始凭证。
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