出纳员应该怎样编制记账凭证

 柜台转账凭证     |      2020-03-21
出纳员编制填写的记账凭证通常有两类:一类是通用凭证,即不分收款凭证、付款凭证、转账凭证,只用统一格式的“记账凭证”来处理所有的会计业务;一类是分录凭证,即由收款凭证、付款凭证、转账凭证共同组成一套记账凭证,分别处理货币资金收付业务与转账业务。其中收款凭证与付款凭证是出纳使用的专用凭证。
出纳人员在编制记账凭证时,应该特别注意这三个方面:
首先,应当明确“收款凭证”和“付款凭证”的使用范围。所谓收款和付款,是指单位收进的货币资金,包括现金和银行存款,绝不是单指现金的收付。某些单位在自行设计印制的记账凭证中,将收款凭证印制成“现金收入凭证”,将付款凭证印制成“现金付出凭证”,用来专门处理现金收付业务,而把银行存款的收付业务用“转账凭证”处理,这就更不规范了。
其次,要正确填写有关内容。记账凭证一般有七个要素,应按顺序填写有关栏目。一是要按记账日期填写年、月、日,且年份要写全称;二是按货币资金的收付事项分别编制“字号”,“总字号”一般留给会计员填写;三是按业务内容简洁而清楚地填写摘要,不仅自己记的账能看清发生了什么业务,让会计员也能从记账凭证上看清发生了什么业务;四是依据收付款凭证分别填写有关货币资金科目,以及与之相联系的对应科目。一般来讲,收款凭证上“借方科目”在凭证上方,可按业务内容分别填写“现金”或“银行存款”科目名称,其对应科目位置在凭证栏目内;反之,付款凭证上“贷方科目”印制在凭证上方,可按业务内容分别填写“现金”或“银行存款”科目名称,其对应科目位置在凭证栏目内;五是将发生额清晰地填入同-行对应科目的金额栏;六是按原始凭证的自然张数填写附件张数。注意:(1)用购买的胶水粘附件,不要用大头针别上,也不要用面糊做成的糨糊粘贴,以防铁针氧化后脱落或遭鼠咬凭证。(2)粘贴附件时留下凭证装订线,以供日后翻阅。(3)附件粘贴要整齐,一般是将上边对齐。大于记账凭证的原始凭证要正确折叠,不能装订后打不开;七是在凭证下方的“出纳”或“制单”处签章。
再次,要注意几个事项:一是书写要认真,字迹要清晰,数码要规范;二是按规定使用笔墨,不能随便使用红笔,不准用圆珠笔、铅笔填写;三是正确改错,不要随意涂抹;四是提现业务与存现业务统一用“付款凭证”,提现时以“银行存款”科目减少为主,对应科目即是“现金”;存现时反之,以“现金”科目增加为主,对应科目即是“银行存款”。通用凭证的使用方法与分录凭证使用大同小异,只是在编写字号时注意不要混淆,因为凭证格式一样,颜色一样,容易出错。
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