错账更正方法中“三问”小技巧的运用

 柜台转账凭证     |      2020-03-24
基于此,针对成人自考、高职高专的学生,以及对于错账的更正方法还不熟悉的初学者,笔者总结了一下错账更正方法中“三问”小技巧的运用,希望能帮助学生熟练掌握错账更正方法的理论知识和实务操作。
一、是会计账簿错误还是会计凭证错误
当遇到错账更正问题时,首先要判断的***个问题就是:问题是出在会计账簿上还是会计凭证上?如果在结账前发现会计账簿记录有错误,而所依据的记账凭证没有错误,即纯属账簿记录中的文字或者数字出现了笔误,则直接可以判断应采用划线更正法。
具体的操作是:
①在账页上错误的文字或数字处划一条红线予以注销;
②将正确的文字或数字用蓝字写在被注销文字或数字的上方;
③由记账人员在更正处盖章。即:划线更正法的具体操作分为划红线注销、作正确记录、在更正处盖章三步。
如果发现会计凭证错误而使得依据其记账的会计账簿也产生错误的,则需继续分析是由于哪种错误造成的,也就是下文讲到的第二问。
二、是会计凭证的科目错误还是金额错误
如果发现会计凭证错误而使得依据其记账的会计账簿也产生错误的,则继续分析是什么类型的错误,即第二问:是会计凭证中的科目错误还是金额错误?当然,科目错误包括了应借、应贷会计科目运用错误和记账方向有错误两方面。
如果是这一类错误,则可以直接判断采用红字更正法。实务中具体操作程序为:首先用红字填制一张与错误记账凭证内容完全相同的记账凭证,并据以红字登记入账,以冲销原来的错误账簿记录;然后,再用蓝字填制一张正确的记账凭证,据以用蓝字或黑字登记入账。即:红字更正法分为红字冲销原有错误记录、蓝字重新填写正确分录入账两个步骤。
如果发现会计凭证中的金额出现错误,则继续分析是哪种错误,也就是下文讲到的第三问。
三、是金额记大了还是记小了
如前所述,走到这一步,说明我们已经判断出是会计凭证中的金额出现了错误,也就是本文要介绍的第三问:会计凭证中的金额错误是记大了还是记小了?也就是,所记金额大于应记金额还是所记金额小于应记金额?所记金额即为已经记录在会计凭证上的错误金额,应记金额则为应该记入会计凭证中的正确金额。
如果判断为所记金额大于应记金额,则判断应采用红字更正法。实务中具体操作方法为:用红字填制一张与原错误凭证中科目、借贷方向相同的记账凭证,其金额为错误金额与正确金额的差额,登记入账。即这时的红字更正法直接简述为用红字冲销多记数。
如果判断为所记金额小于应记金额,则判断应采用补充登记法。具体的操作办法为:按照少记的金额用蓝字填制一张应借、应贷会计科目与原错误记账凭证相同的记账凭证,据以登记入账以补充少记金额。补充登记法的实质就是将少记数补充登记入账。
综上所述,错账可以分为两个基本类型:一是会计凭证正确而会计账簿错误;二是会计凭证错误导致会计账簿的登记也发生错误,包括会计科目运用错误、会计凭证上金额多写、金额少写三种情况。因此,如果进一步细分,错账的类型无外乎这四种,而我们只需要按照这“三问”的分析方法和程序,层层剥离,不断地进行自我提问和判断,每一问都能帮助我们作出一个判断并得出一个结论,如同“会计侦探”一样。因此,在相关知识的教学过程中,笔者建议采用这种思路和方法进行教学,这样便能不断地将问题细化、条理化,从而加深学生对于错账更正方法的理解,对于实务中的错账更正问题也能迎刃而解。
例:甲公司2013年产生以下错账,试分析这些错账应采用何种错账更正方法并阐述实务操作方法:
①甲公司用银行存款20000元支付工人工资,会计人员根据正确的记账凭证登记账簿时,误将总账中的“银行存款”贷方记为2000元。
②公司管理人员出差预借差旅费8000元,款项以现金支付,会计人员在填制记账凭证时,误将“其他应收款”记为“其他应付款”,并登记入账。
③甲公司向乙公司赊购一批原材料,购货款为500元,会计人员在编制记账凭证时科目运用无误,但将金额误记为5000元。
④甲公司开出一张3个月到期的商业承兑汇票,用以偿付丙公司的购货款60000元,会计人员在编制会计分录时,科目运用正确,但金额误记为40000元。
案例解析:根据本文介绍的“三问”小技巧,可知:***种情况是会计账簿出现错误,应采用划线更正法。需要说明的是,会计账簿出现错误,不管是科目错误还是金额错误,都采用划线更正法,而无需再作进一步分析和判断。第二种情况为会计科目运用错误,采用红字更正法。第三种情况为会计凭证上金额出现错误,且所记金额大于应记金额,直接采用红字更正法,用红字冲销多记的4500元(5000-500)即可。第四种情况也是会计凭证上金额出现错误,且所记金额小于应计金额,直接采用补充登记法,用蓝字补记少记数20000元(60000-40000)即可。
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