会计实务对预算的影响

 汇款回执单据     |      2020-03-18
全面预算管理是现代企业管理的重要工具,但全面预算却没有一个准则加以规范和指引,全凭各企业自行设计。市面上,出现了大量的预算软件或财务软件中内置的预算功能,但无论是自行设计还是现成的软件,基本上都是着眼于预算和报表的对比,主要是利润表的对比,而并不是从业务流程着眼,究其原因是对全面预算的认识还是停留在做表面文章,忽视了业务流程和会计实务对预算和经营结果的影响。这样的预算从编制到最后的分析考核,只能是**求鱼。本文通过分析在费用管理中会计和预算脱节的产生原因,指出简单的利润表对比的局限性,揭示了目前的预算方法对业务过程控制的缺陷,并探索优化的方法以达到实质性控制的目的。
一、会计实务对预算的影响
权责发生制是现代会计的基本原则,但它也成为了普通企业管理人员和基层管理人员理解财务数据的一个障碍,这在预算中反映最明显,笔者通过几个预算项目的例子作一解释。
(一)固定资产和折旧
1.固定资产原值的预算。固定资产是预算投入中比较大的项目,但它是资产负债表的项目,而在以利润表为中心的预算体系中往往被割裂,因为资产负债表反映的是时点数,而利润表反映的是时期数,两者勾稽关系在预算时往往不明确。比如,1月采购投入使用的固定资产和12月投入使用的固定资产对利润表的影响是不同的,而一般预算对固定资产投入使用的时间不加区分,或即使有时间要求也未对付款时间、投入使用进行划分,而投入使用意味着开始折旧,付款时间则影响资产负债表和现金流量表。
2.折旧的预算。由于固定资产预算对时点较含糊,加上预算时没有考虑现有固定资产对折旧的影响,而简单地在基于经验的基础上匡算折旧金额,这就为预算和实际差异的分析造成了困难。目前所见到的预算软件都无法有效地将新采购固定资产和现有固定资产合并计算出预算的折旧金额。
3.对付款、验收等环节的控制。由于在实务中预付款既不计人固定资产也不记入利润表,不方便和预算进行对比,有可能导致采购的失控,而且有些固定资产还用到在建工程进行汇集,更不用说在建过程再领用各类物资,因此,无法根据预算对采购或自建的行为进行有效监督。
(二)广告宣传
1.入账时间和投放时间的异同。广告支出一般金额比较大,涉及时间也比较长,广告支出的会计核算有几种做法,比较普遍的是根据合同履行时间长度,利用待摊费用或长期待摊费用直线法进行摊销,也有一次性进费用的,比较规范的是用实际投放的时点和力度进行摊销,其中只有最后一种是没有时间性差异的,但不常见,另两种都有时间性差异,导致光看报表无法了解实际广告做了多少,也就无法对预算进行有效控制。
2.广告费支付环节的控制。和固定资产采购付款一样,由于广告入账时间和付款时间的差异,通常的预算报告和实际的对比对广告费的支付没有直接联系,和固定资产不同的是单笔支付往往比固定资产采购还大,这时,公司领导在签批时很难审核,此时,市场部的负责人和财务部的负责人也都无法很简明扼要地解释广告费的使用和支付情况,容易造成领导想管但管不了的局面。类似的问题还存在于长期待摊费用等。
二、认识不足对预算的影响
我们一直说预算的重要性,并且倡导全面预算管理,但仍然存在对预算不重视、预算粗放不科学、执行手段缺失、考核不够全面等等问题,这些问题加大了预算和会计的脱节,进而使其作用大打折扣。
1.对预算不重视。许多企业做预算的基本方法是在上年的基础上加加减减形成利润表,如果预算需要资产负债表,则由财务人员独自在利润表的基础上调整形成,目的仅仅是做出一个预算来,对其中的细节尤其是上面提到的固定资产、广告费等大项支出的不同环节不甚了了,因为董事会是不会关心这些细节的,使得企业普遍缺乏解决脱节问题的动力。
2.预算粗放不科学。鉴于预算的目的仅仅是做出一个预算来,那编制预算的人就缺乏对预算方法的深入研究,一个明显的证明就是预算软件很多,但找不到一家有解决会计实务和预算脱节的调节和跟踪方案,普遍可以找到的软件也就是实现几个基本功能,如预算录入、实际和预算、预算超支的预警,有部分有合同管理的功能,但也不能很好地调节和会计的时间性差异,总的来说,和手工用EXCEL做的差别不大,好处是数据的实时处理能力和员工直接参与,但本质上没有起到控制作用,或不能完成反映预算执行情况。
3.执行手段缺失。目前大家对预算执行环节的控制流程会说明项目的总金额和预算金额,比如固定资产采购时,如果只对总金额进行控制,而不对入账时间、支付时间进行控制,忽视对全年利润表的影响的评估,从而导致预算和实际的偏差,而这个偏差在预算执行环节中却无从控制,进而影响到业绩考核,说明执行手段是有欠缺的。
4.考核不够全面。无论从董事会对公司管理层的考核还是公司对分管部门的考核,依据的都只是一组数据,即利润表,对于资本支出也只是完成情况,未把对签约带来的义务和对未来报表的影响纳入考核当中,势必会导致一些短视的行为,使考核难免流于片面。
三、软件工具功能欠缺对预算的影响
1.对会计现有数据的读取不足。预算通常采用“零基预算”模式,也就是预算数据是重新搭建的,当然也参考了以往的数据变化趋势,一般是基于上年或历史的利润表数据,而不会对未履行合同、未摊销费用、未折旧完的固定资产进行主动读取并加入预算,这是目前市场上的系统化预算软件普遍欠缺的。而手工方式加EXCEL辅助的模式虽然可以把这些因素考虑进去,但随着考虑因素的增多,数据结构会过于复杂导致手工难以驾驭。
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