如何做费用冲减会计分录

 银行电子回单     |      2020-03-15
例如:收到黎-明同志退回的差旅费,计现金50元,我们在做现金收入的同时,冲减管理费用支出,我们可以做分录如下:
借:库存现金50
贷:管理费用——差旅费50
这样现金增加了,原来多列的费用冲减了,这笔会计分录正确无误。但是实行会计电算化以后,这笔分录这样处理就给报表自动取数带来困难,因为费用报表是按借方发生额取数的,而费用冲减分录是从贷方转出应冲减的数据,并没有减少费用的借方发生额,所以报表自动生成的数字要比实际支出数大。
要解决报表取数问题,对这类业务的会计分录有两种做法(如上例):
一种方法是:用红字冲销费用支出数,同时用红字冲销现金支出数,即:
借:管理费用——差旅费50
贷:现金50
这种会计处理办法虽然满足了报表的自动生成取数,但对现金收入用红字在贷方反映叫人难以理解和接受,实际工作中,有一小部分单位就是采用这种会计处理方法。
另一种方法是:在借方用红字冲减费用支出数,用蓝字借记现金的增加数,即:
借:管理费用——差旅费50
贷:库存现金50
这样做的理由是:冲减费用支出数在借方用红字反映,既符合会计原理上对“管理费用”科目的定义解释(借方反映费用的支出数,贷方反映费用的结转数),又可以满足报表自动生成取数的要求,收到现金做借方增加,既符合会计原理对“现金”的解释,也符合人们的习惯。但是它违背了借贷记帐规则。在实际工作中,大部分单位采用这种会计处理方法。
两种方法相比,后一种方法优于前一种方法,特别是在登记帐簿时,显得较为合理和比较容易理解。笔者倾向于选择使用后一种方法。
收入类帐务的类似冲减分录,可以参照以上办法处理。
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