应收账款管理中存在的主要问题

 银行电子回单     |      2020-03-18
一、应收账款管理中存在的主要问题
通过对一些企业应收账款管理现状的观察和调查,笔者发现主要存在以下几个问题:
1.重销售轻回款。这是很多企业存在的一种现象。许多经营一线人员,甚至是企业高层管理人员往往片面地认为:在激烈的市场竞争中,把产品卖出去是一切工作的龙头,销售才是硬道理,而回款则是以后的事情,是财务部门的事情。由于这种销售至上、冲指标观念的影响,企业的应收账款居高不下,问题越积越重。
2.缺乏风险意识。很多企业对市场缺少应有的风险意识,对客户的经营状况、客户管理层的品格为人等信息缺少基本的调查了解,盲目赊销放账,最终形成逾期应收账款,甚至产生坏账。还有一些企业,对交易过程中形成的书面凭据缺少法律角度的考虑和设计,导致在应收账款不能回收而诉诸法律时,因证据不足而不能得到法律的保护。
3.责任不清。一些企业在应收账款管理方面,内部责任划分不清,销售部门推给财务部门,财务部门又推给销售部门,相互扯皮,推卸责任,导致应收账款缺少及时有效的跟进管理。
4.应收账款的日常管理工作落实不到位。有些企业虽然制定了比较完整的应收账款制度,但没有真正落实下来,制度要求和实际完成之间存在很大的差距。主要表现有:没有对客户进行认真的考察、放账控制不严格、对账不及时、对账手续不完善、考核措施执行不到位等。
5.缺乏有效的跟进手段。许多应收账款在进入呆滞阶段后,作为债权人,由于缺少一套迅速、果断、力度递进的催收措施,使得呆滞账款长期得不到收回。
6.缺乏有效的激励机制。应收账款的有效、及时回收,很大程度上取决于相关人员的工作热情。企业如果没有一套直观、有效的应收账款回款激励机制,则必然会影响责任人的催款积极性,从而给及时回款带来困难。
7.财务管理和物流管理相互脱节。有些企业,出于规避税收的错误指导思想,往往对出库销售(所谓出库销售,指产品已经交付到客户手中而形成债权,但尚为开具销售发票)不作会计处理,从而人为推迟了纳税义务的发生时间。可是,由于缺少针对性的操作流程,导致这部分债权在财务账面不能及时反映,掩盖了应收账款的真实情况,给应收账款的监督、考核制造了人为的管理盲点。
二、如何加强应收账款管理
那么,在实际工作中如何才能有效避免上述问题的产生呢?笔者认为,应从以下环节入手,采用科学而严谨的管理手段,制定并切实落实一套完整而系统的应收账款管理制度,才能保证企业的应收账款管理工作在一个良性轨道上运行。
1.客户背景调查和资信评估。及时而准确地了解客户的背景资料是应收账款管理众多环节中不可缺少的首要前提。因为只有掌握了客户的这些基本信息,我们才有可能对客户做出尽可能客观而准确的判断,并进而按照一个统一的衡量标准进行评判,以决定是否可以将该客户作为信用客户。
客户背景调查一般包括以下方面:客户是否具备生产经营固定场所、法定工商注册、良好的资信声誉;产品是否具有较好的市场前景;客户的生产经营规模和预计采购规模怎样;客户历史上有无债务纠纷以及形成原因;客户企业负责人、采购和财务部门负责人的基本情况;客户分支机构、关联企业的基本情况等。
2.客户信用标准的确定。信用标准指给予客户最低的信用条件,包括对客户的最高赊销额度、最长赊销期限、赊欠手续等方面的规定。在客户面前,企业一方面要增强市场竞争力,提高市场占有率;另一方面,企业还须力求降低客户违约风险,减少收账费用。为了寻求一种双赢策略,企业必须考虑以下重要因素:首先是客户的资信程度。企业要在对客户的资信程度进行调查分析的基础上判定客户的信用等级,然后以此决定是否给予信用优惠。其次,企业要分析客户的经营规模、经营周期、负债结构、产权比率,以此作为赊销额度、赊销期限的判定依据。再次,企业还要考虑同行业竞争对手的情况。面对市场竞争,企业要知己知彼,根据对手实力状况,相应采取宽或严的信用策略,以在竞争中把握主动,争取优势地位。最后是企业自身承担客户违约风险的能力。企业风险承担能力的强弱也直接影响信用标准的决策,如果企业承担风险的能力强,就能够采用较低的信用标准争取客户,扩大业务;反之,如果企业承担风险的能力薄弱,就只能执行严格的信用标准,从而***限度地降低客户违约风险。
3.完善合同及其他书面约定。为了明确双方的权利和义务,规范双方的行为,赊销企业和客户之间应该订立相关的书面条约,从而对诸如接收订货、交货签收、款项结算、财务对账等一系列环节做出具体的操作规定。对于赊销方来说,这项工作不仅仅是为了提高工作效率,更是保证应收账款在安全状态下运行的法律保彰。
4.对赊销行为的过程控制。企业必须健全对赊销行为的监控机制。在赊销行为发生以前,必须确定该业务已完全具备下述基本前提:(1)与客户之间的相关书面协议已经签定完备;(2)历史上,客户无不良信用记录,或虽发生过不良信用行为但情节轻微,并且已经通过协调沟通,问题得到解决;(3)赊销过程涉及的相关书面凭据符合要求;(4)本次赊销后,累计欠款额不超过信用限额。如果不能同时满足上述条件,就不能赊销发货。
5.应收账款的日常管理。应收账款一旦形成,企业就必须围绕“保证按期足额回款”这一宗旨而展开工作,这些工作是否真正落实到位,直接影响应收账款的管理成果。这一时期的工作重点概括为以下几个方面:
(1)对客户经营情况的跟进了解。赊销业务发生以后,企业不可以坐等账期结束时收款,而有必要对应收账款的运行过程进行跟踪。必须密切了解客户的经营管理状况,对客户的信用品质、偿付能力进行持续的深入调查,分析客户的现金持有量与调剂能力能否满足偿还债务的要求。尤其要将那些挂账金额较大、信用品质较差的欠款客户作为重点考察对象,一旦发现客户出现财务周转方面的问题,则及时采取应对措施,以防患于未然。
(2)对账手续。一方面,企业应完善财务的内部核查制度,避免因为会计核算的错漏而造成不可挽回的损失;另一方面,及时而完善的对账工作必不可少,这不仅可以消除购销双方由于人为因素造成的数据误差,更为重要的是,它可以为今后可能发生的应收账款纠纷提供可靠的法律依据。所以,赊销企业应将与客户的财务对账工作切实落实到位,并同时完善相关的书面对账凭据。
(3)应收账款信息的内部通报。由于管理职能的细化,在企业管理序列中,没有哪一个部门的职能可以覆盖全局,而应收账款管理恰恰是关系企业全局的大问题,所以,企业要建立一个信息统计反馈体系,要利用先进的技术手段在最短的时间内将销售变动情况、应收账款变动情况等重要信息进行汇总、分析、通报,以及时把握应收账款动态,纠正错误苗头,避免管理漏洞。
(4)应收账款考核。一般来说,应收账款的数额越大,其难以回收、成为呆滞应收款的可能性也就越高;另一方面,客户逾期和拖欠的时间越长,发生呆坏账的可能性也随之加大。为了有效避免这种应收账款风险,建立一套严格而切实可行的应收账款考核系统也就变得十分的必要。
笔者认为,系统的应收账款考核体系应体现在以下几个方面:考核对象应涵盖销售部门、销售部门负责人、销售业务员、财务人员、法律顾问等多个层面。考核指标应涉及销售单位应收账款的整体规模、每个客户的应收账款规模、超期超额应收账款规模、应收账款账龄结构、赊销手续完善程度等方面。考核方法应该奖惩相结合、定期和不定期相结合、经济措施和行政措施相结合。
在对应收账款进行账龄结构分析考核时,企业管理人员要把过期账款纳入考核重点,在加大催款力度的同时,要研究调整新的信用政策,努力提高应收账款的收现效率。对尚未到期的应收账款,也不能放松监督,以防发生新的拖欠。
另外一点,由于人员更迭而导致应收账款无人跟进、责任扯皮,而最终引发逾期、拖欠,甚至沦为坏账的案例时有发生。因此,应该对应收账款实行终身负责制,要对离任人员应收账款的交接手续做出规定,要完善离任人员应收账款的审计和考核工作,在责任人已经调离岗位后,即使以后应收账款出现问题,也要有办法追究责任人的有关责任,从而***限度地保证应收账款安全。
6.建立法律保护体系。建立健全法律保护体系,尽可能将法律漏洞弥补在寻求法律保护之前。完整的法律保护体系体现在以下方面:
(1)内容完整、逻辑严谨的购销合同。首先,不要轻信口头承诺,相关约定一定要写进合同,合同条款需对交易中涉及的各个方面做出具体明确的规定;其次,应从法律角度审视合同的每一个条款,***在双方签字生效前由专职小编或机构对合同条款进行审查。
(2)符合合同约定、具有法律效用的交易手续。仅仅有了严密的合同是不够的,双方交易的最直接证据还包括订单、货物交付手续、货款结算手续等相关原始单据。赊销方在取得这些单据时需要特别注意:体现交易数量、交易价格的单据是否已由对方签收,签收方式是否与合同相吻合。
(3)及时、准确的对账手续和催款凭据。对账手续和催款凭据是货物签收手续的一种补充形式,如果货物签收手续不完备,那么,及时而完善的对账催款手续也能成为法律认可的证据。
(4)完善的档案保管制度。以上各种法律保护措施,都需要完整的交易档案作为支撑,因此,完善的档案管理制度也是应收账款安全的重要保证。
7.追款措施。客户违反信用约定,拖欠甚至拒付账款时,企业应该如何应对呢?
首先,企业应该分析客户拖欠和拒付的原因。自古以来,欠债还钱天经地义,从理论上讲,履约付款是客户不容推卸的责任和义务,也是债权企业的合法权益所在。不过,尽管如此,企业却不适宜对所有拖欠客户一味采取对簿公堂、付诸法律的方法解决问题,因为企业解决账款纠纷的目的,往往不是争论谁是谁非,而是怎样卓有成效地收回账款。在实际经济活动中,由于市场风云变幻,即使信用表现一贯良好的客户也难免会因某些客观原因而无法如期付款。此时,如果企业一味通过法院起诉来追债,则可能达不到最理想的效果。所以,企业首先要分析客户拖欠和拒付的原因,检查现行信用标准及信用审批制度是否存在纰漏,并对违约客户的资信等级重新进行调查、摸底和调整。然后,债权企业要设法寻求双方都能接受的折衷方案,通过实施债务重组等方式使问题得到解决。
当企业应收账款遭到客户无故拖欠或恶意拒付时,企业应当首先将其从信用名单中除名,停止对该客户的一切业务,甚至包括现款业务。并视客户的具体财务状况,通过发送小编函、法院调解、诉讼等多步措施,适时加大催款力度,争取尽早收回账款。
联合欠款客户的其他供应商共同追款,往往也是债权企业可以选择的一种行之有效的追款办法。
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